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SUDESPACHO | 2014

La importancia de las bases de datos jur�dicas para la gesti�n documental de los despachos de abogad

La esencia de la gesti�n documental est� en hacer que toda la informaci�n que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

La importancia de las bases de datos jur�dicas para la gesti�n documental de los despachos de abogad
Comunicado de prensa

La importancia de las bases de datos jur�dicas para la gesti�n documental de los despachos de abogad

La cantidad de informaci�n que entra y sale cada d�a en un despacho de abogados es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jur�dicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines auton�micos, e-mails, newsletters electr�nicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna, es decir, la que genera el propio despacho (dict�menes, boletines informativos, cartas, art�culos, etc.).

El sistema de gesti�n de cada despacho tiene una gran importancia estrat�gica. Hoy en d�a, las grandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la informaci�n que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, m�s tarde, recuperarla a tiempo.

La esencia de la gesti�n del conocimiento y documental est� en hacer que toda la informaci�n que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, no s�lo pensando en los miembros presentes de la firma, sino tambi�n para los empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.

Los aspectos clave de la gesti�n documental son los siguientes. En primer lugar, el proyecto de gesti�n documental, en el que se deben plantear ciertos objetivos como evitar o controlar la creaci�n o recepci�n de documentos innecesarios, facilitar un acceso efectivo a los documentos, o garantizar un almacenamiento eficiente y econ�mico de los documentos.

Por otro lado, los despachos de abogados deben tener en cuenta los tipos de fuentes de informaci�n que llegan al bufete. As�, contamos con las externas (documentaci�n jur�dica, manuales de trabajo, revistas especializadas, informes, peri�dicos sectoriales, webs de inter�s, etc.). Y con las internas (expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la pr�ctica cotidiana y administrativa �correspondencia, facturas, n�minas, dict�menes, demandas, etc.-.). Adem�s, cabe mencionar la informaci�n corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su imagen, campa�as publicitarias, acciones de marketing, revistas informativas, etc.

Son importantes tambi�n las normas y procedimientos internos, que sirven para unificar los criterios de gesti�n documental del despacho, en toda su dimensi�n. Estas normas son las que marcan los criterios �nicos y m�s o menos b�sicos que todos los miembros del equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte inform�tico como en papel, y el trabajo de su elaboraci�n puede delegarse en un especialista externo, o bien asumirse internamente.

Cabe destacar que, en principio, el profesional m�s preparado para desempe�ar la gesti�n documental en un despacho es el documentalista. Sin embargo, tambi�n puede desempe�ar esta funci�n un profesional o administrativo espec�ficamente preparado.

Ahora bien, los avances que se han producido en las infraestructuras y el software de gesti�n documental han multiplicado las posibilidades en la gesti�n documental. En la actualidad se dispone de programas que permiten procesar, almacenar y reproducir la informaci�n de una forma que hasta ahora resultaba inimaginable. Se tiende a conseguir utilizar menos papeles con una mayor informatizaci�n. En este sentido, es necesario poner en valor las bases de datos jur�dicas, que son herramientas fundamentales para la gesti�n de los archivos y la documentaci�n.

La compa��a Iberley se ha conseguido desmarcar en el mercado ofreciendo este servicio con calidad y diferenci�ndose al incorporar la integraci�n de la base de datos con el software para abogados en la nube, consiguiendo aunar base de datos y software de gesti�n de expedientes en un mismo servicio.


Fuente: SUDESPACHO / Sergio Perez - 04/03/2014


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