El paso de la comunicación personal al colaborativo es una de las características principales de Microsoft Exchange 2013; reconocido como el sistema de correo electrónico más eficaz, utilizado por las grandes universidades y empresas precursoras en el uso de las nuevas tecnologías.
Acostumbrados a una capacidad limitada y a un almacenamiento personal de información, la Universidad Santa María, a través de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), dio un tremendo paso en lo que se refiere a correos electrónicos; se trata de la implementación de Microsoft Exchange 2013. Su objetivo es ayudar a las personas y organización en la evolución de sus hábitos de trabajo dándole un enfoque colaborativo.
“El nuevo sistema nos permite tener una comunicación mucho más ágil, más rápida, más fluida, más flexible; en términos de que uno puede ir trasladando todos los implementos técnicos que tenga a disposición; ya sea un computador, teléfono u otros. Esto se va adaptando. Nos permite no estar presente para llevar a cabo muchas actividades que necesitamos realizar”, afirmó Claudio Troncoso, Director General de Asistencia Técnica de la USM.
Con el antiguo sistema de correos se excluía el uso indispensable en la integración de las comunicaciones. Estaba limitado a mensajería instantánea, sin respaldos, sin herramientas de administración eficientes ni servicios de soporte; y menos con alarmas y monitoreos propios de la actual plataforma.
Las ventajas más importantes de este nuevo software en comparación con el sistema anterior, es hacer que los usuarios puedan fusionar contactos de múltiples fuentes para proporcionar una vista única de una persona, enlazando información de contacto tomada de múltiples ubicaciones. A esto se llama “Búsqueda Inteligente”. Al mismo tiempo, el poder compartir agendas o el disponer de un espacio propio para compartir documentos constituye una mejora sustantiva en este desarrollo.
Otro beneficio representativo es la capacidad de almacenamiento. Ésta dio un tremendo salto desde 2011 con 500 megabytes hasta alcanzar en 2014 los 5 gigabytes. En tan solo 3 años, se ha aumentado en 10 veces la magnitud de almacenamiento. Con ello no solo aumenta la velocidad y capacidad de transmisión de datos, sino que aumenta la seguridad de una comunicación mucho más eficaz.
Los usuarios de USM tendrán, además, un interfaz web para que puedan consultar mails de forma segura desde cualquier equipo ofreciendo soluciones para los principales dispositivos móviles; también podrán sincronizar su correo, agenda, calendario y contactos con cualquier PC, tableta, portátil o smartphone; hecho que con el anterior sistema era imposible realizar.
Integración con Lync
La adopción a la plataforma de mensajería unificada Lync por parte de la Universidad e integración al sistema telefónico tradicional, mejorará fundamentalmente la calidad y función de este nuevo sistema de correos en los servicios de mensajería instantánea, presencia, videoconferencias y telefonía. Además, esta plataforma, conecta a las personas que están en cualquier parte del mundo, como fase de su experiencia de productividad cotidiana. Así lo afirma el Coordinador Académico de Ingeniería en Software de la USM Concepción, Cristián Lara; “En Concepción, hemos testeado Lync utilizándolo para la comunicación entre las áreas de nuestro Departamento y para la comunicación con la DTI en Casa Central y el resultado ha sido muy satisfactorio. El servicio es estable y las funcionalidades como el chat, la videollamada, compartir escritorio e invitar a varios usuarios a una reunión, son de mucha utilidad para la comunicación entre áreas. Tienes a las personas en línea, puedes ver su estado y establecer comunicación en todo momento; esto permite un trabajo más integrado y ágil, aspecto que es muy importante sobre todo cuando tienes la necesidad de coordinar acciones y estás a más de 600 kilómetros de distancia.
“Estamos ejecutando, junto con la DTI un programa que permita a la comunidad utilizar todas estas ventajas. En estos momentos, se están migrando los correos electrónicos a Exchange, para luego continuar con la instalación y capacitación en el uso de Lync”, señaló.
De esta manera, la USM está a la vanguardia en materia de conectividad entre sus usuarios. Sin embargo, los cambios requieren de un tiempo para ser asimilados, y a veces la resistencia para comenzar con sistemas desconocidos frenan el desarrollo. La DTI sin duda que ha tropezado; no obstante para alcanzar la perfección siempre se parte por reconocer los errores, detectarlos y solucionarlos, pues solo así se logra dar con el resultado esperado; a eso está enfocada hoy la Dirección de Tecnologías de la Información de la Universidad.
La comunidad sansana de a poco ha ido migrando a la experiencia Exchange y la DTI está junto a ella para colaborar en este aprendizaje que sin duda ayudará a mejorar la calidad en el servicio no solo de correo electrónico, sino en la mejora sustantiva de la comunicación y transmisión de información y datos nunca antes vista.
Fuente: USM / Comunicaciones - 20/01/2015
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